¿QUÉ ES LO PRIMERO QUE DEBO HACER PARA ABRIR UN NEGOCIO PROPIO?
A menudo me encuentro con personas que me preguntan por mi negocio: cómo empecé, cómo lo hice, quién me ayudó, etc. Sin embargo, percibo que lo que realmente quieren saber son los verdaderos detalles de emprender un negocio en Panamá. Aquí un par de datos que he podido recopilar a lo largo de establecer una cafetería (Bistro Express), un negocio de catering (Bistro Catering) y un restaurante (The Upper Crust), además de ayudar a muchos a organizar los suyos.
En el año 2003 empecé mi primera compañía, Bistro Express, S.A., a la par de 3 socios más. Utilizamos una sociedad anónima ya que eramos 4 personas; si se hubiese tratado nada más de mi, hubiese usado mi nombre personal. Al momento de liquidar activos, endosar certificados de acciones, todo estuvo en orden. Pero eso fue porque desde el principio tomamos la decisión de estar organizados y seguir las reglas, a pesar de ser jóvenes y sin mucha experiencia. Siento que lo que más me ha ayudado en este camino, muchas veces desconocido, es apoyarme en personas que sí saben lo que hacen, y primordialmente, no tener miedo de decir, “no sé, ¿me explicas?”
Para efectos de este post, me enfocaré en los emprendedores que aún no tienen sociedad anónima. Si decides hacerla, debes tomar en cuenta que la constitución de una sociedad anónima en Panamá (S.A.) son B./1000 o más de gasto de constitución, y B./350.00 de mantenimiento anual, además de que debes empezar a declarar apenas se constituya, tenga o no ingresos. Es un gasto inicial alto para un negocio que aún no sabes cuanto generará.
Mis TOP 5 tips para emprendedores que están pensando abrir un negocio son, en orden de ejecución:
1. Contratar a un contador idóneo
Que cuente con buenas referencias, que pueda guiarte con respecto a los impuestos a pagar (municipales, a la DGI, por ejemplo), planillas, seguro social, y cualquier tema fiscal. Los honorarios de un contable varían, depende del volumen de trabajo mensual, pero como todo, se deben pactar desde el principio. Los honorarios que se cobran para la declaración de renta anual se consideran aparte, a menos que se negocie un paquete completo desde el inicio. Ojo, mejor ir poco a poco, porque si la empresa factura menos de $11,000 el primer año, no es necesario elaborar una declaración de renta.
2. Tomar la decisión de operar bajo una sociedad anónima o de operar a título personal.
Según Shirley Gill, CPA, constituír una sociedad anónima desde el principio no es la ruta para todos, y menos si no estás abriendo un negocio con una fuente de ingresos garantizada. En este período de aprendizaje inicial, es sabio empezar usando su nombre y cédula, como persona natural hasta comprobar que el negocio tiene potencial de ingresos. Es posible sacar un Aviso de Operaciones a título personal, pero con un nombre comercial, usando la cédula como RUC, sin necesidad de establecer una sociedad anónima.
3. Constituir el Aviso de Operaciones
Se hace a través de la página de www.panamaemprende.gob.pa/register; una vez saques tu aviso, debes saber que esto está conectado con el sistema del Municipio de Panamá, y empezará a generar impuestos municipales. Estos impuestos se pueden pagar por Internet, en la banca en línea de Banco General, por ejemplo. Al inicio son bajos, pero van de acuerdo a los ingresos en la declaración de impuestos; se calculan en enero y se pueden aplicar de forma retroactiva. Al momento de sacar tu placa vehicular, te puedes llevar una sorpresa no tan agradable si no estás pendiente.
4. Mandar a hacer una libreta de facturas
Si es persona natural debe leer, por ejemplo: Edna Cochez/Panama Baking Factory, RUC: número de cédula de la persona. La libreta de facturas debe estar preimpresa, numerada, y con pie de los datos de la empresa. Recuerda que una vez empiezas a emitir facturas, tu nombre estará registrado y aparecerá en los registros contables de otras empresas, por lo que te compromete a hacer una declaración de renta (si tus ingresos anuales son arriba de B./11,000). Toma en cuenta el tiempo de impresión de la factura, entre unos 7-10 días.
5. Guarda toda factura de forma organizada
Facturas y recibos confeccionados a nombre de la persona o de la empresa, en caso que hayas hecho una sociedad anónima, en cual caso deben estar a nombre de la sociedad. No importa lo insignificante que parezca, pide factura con nombre. Y recuerda, depende de tu actividad comercial, hay gastos que sí son deducibles (combustible, por ejemplo), y hay otros que no lo son (el contador te puede ayudar con eso). Llevar los papeles en orden, con los archivos bien identificados y separados (compra archivador pequeño, Pendaflex, y carpetas), para llevar constancia de todo, es creo que el dato más importante para que todo ande bien.
Con esto puedes arrancar la infraestructura de la empresa y darle forma; sin este cascarón, puedes tener muchas dificultades a la larga, y más dolores de cabeza que una sensación gratificante. ¡Suerte!